E-mails corporativos

El correo electrónico es una herramienta fundamental en el ámbito empresarial. Tiene la ventaja de dejar constancia de una información o pedido y así evitar el "te lo dije" y el "no, no me lo dijiste", muy frecuentes en el día a día laboral.

Pero para que se transforme en una constancia, debe estar bien redactado.

Manual de estilo para escribir un mail laboral

• Redactar un asunto informativo. El asunto del mail es un campo importante, en especial cuando luego de un tiempo queremos releerlo y no lo podemos encontrar. Debe ser una corta descripción del motivo de su envío. También se puede incorporar la palabra 'urgente' al mail si realmente necesita esa información en poco tiempo.
• Extensión del mail; la justa y necesaria. Hay que intentar ser lo más conciso posible. Los superiores, compañeros o clientes reciben decenas de mails diariamente. Que no se exceda de longitud, que la estructura del texto sea en párrafos cortos y, de ser posible, con enumeraciones o palabras destacadas ayuda a una mejor lectura.
• No escribir todo en mayúsculas. En Internet las palabras mayúsculas significa que están gritando y se interpretará como una falta de respeto.
• Avisar si hay más de un destinatario. Si se escribe un mail a un cliente pero, por ejemplo, se pone copia a su superior o a un compañero de equipo, hay que avisar al destinatario que lo hace y brevemente explicar el motivo.
• Saludar y despedirse de forma correcta. Es de buenos modales saludar al ingresar y despedirse al salir en una reunión o cuando nos encontramos con alguien. También lo es en el mail.
• Incorporar una firma automática. Que contenga nombre completo y si es necesario el cargo dentro de la empresa.
• Por último, revisar. Antes de enviar hay que releer. Seguramente haya más de un error o alguna frase que se pueda mejorar.

Otras recomendaciones...

• Para facilitar la lectura es recomendable cuidar que el tamaño y el tipo de letra sean adecuados. Utilizar negrita y dejar una línea en blanco entre cada párrafo favorece la lectura. 
• Cuidar el tono que se emplea al redactar. No ser muy directo si no hay confianza. El idioma español permite utilizar el lenguaje informal, sin tutear al otro. Es importante tener en cuenta que la comunicación escrita, donde no hay una sonrisa ni un tono de voz que dulcifique la palabra, puede prestarse a equívocos y resultar agresiva. Decir 'tenemos que hacer' o 'me gustaría que se hiciera', suena mejor que 'tienes que hacer' o 'haz'.
• En caso de que se esté respondiendo a un correo anterior de nuestro interlocutor, dejar su mensaje para saber de qué se está hablando. Hay que tener en cuenta que la otra persona puede estar ya en otro asunto, tener mil temas pendientes, carecer de memoria.

¿Qué lenguaje evitar o incluir en un E-mail corporativo?

• No escribir 'su error', 'su queja' o 'su problema'. Al poner 'su' al lado de la queja o el problema en cuestión, todo el tema es percibido por el lector como un ataque personal y se cierra la comunicación. En cambio se puede usar 'el problema' o 'la situación'.
• Nunca usar el nombre equivocado. Nada más importante para una persona que su nombre, y a nadie le gusta verlo mal escrito o confundido.
• No tomar confianza si no se la dan. Claudia no es Clau, Federico no es Fede. A menos que la persona use esa manera para firmar el mail, no la usemos.
• 'Perdón por invadir'/'perdón la molestia', etc. Evitar comenzar los correos con estas frases. No presentarse como una molestia porque seremos percibidos como tal.
• No olvidar las 'palabras mágicas'. A todo el mundo le gusta el 'por favor' y el 'gracias'.

Espero les guste el post y les resulte útil.

Hasta la próxima.

Marcelo Arrieta

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